Sử dụng máy chấm công để theo dõi việc chấm công của nhân viên là một biện pháp cực kỳ hiệu quả khi nhân viên đến làm việc và khi tan giờ làm. Điều này có thể hữu ích vì nhiều lý do khác nhau, bao gồm cả việc xử lý thẻ thời gian cho nhân viên được trả lương theo giờ, đảm bảo nhân viên được trả lương đang hoàn thành số giờ theo hợp đồng hoặc thậm chí xác định ai phải giải trình trong trường hợp khẩn cấp. Khi bạn có một cách hiệu quả để thu thập dữ liệu liên quan đến việc đi lại của nhân viên và kết nối dữ liệu này với các ứng dụng chấm công và quản lý chấm công, lập kế hoạch cho nhân viên hoặc điểm danh, bạn có thể nhận ra những lợi ích to lớn trong việc tiết kiệm chi phí, tăng năng suất và giảm thiểu rủi ro.
Máy chấm công về cơ bản là bất kỳ thiết bị nào có thể 'bấm giờ' cho nhân viên trong hoặc ngoài công việc. Mặc dù có một số thiết bị tinh vi trên thị trường hiện nay, chẳng hạn như máy quét vân tay, thiết bị đầu cuối nhận dạng khuôn mặt và thậm chí cả thiết bị nhận dạng mống mắt không tiếp xúc, máy đồng hồ thực sự đã có niên đại hơn. Willard và Harlow Bundy là những người đã phát minh ra máy chấm công đầu tiên vào năm 1888 , Đồng hồ Bundy là một thiết bị đục lỗ thẻ mà nhân viên sử dụng để ghi lại thời gian của họ tại nơi làm việc. Một nhân viên đã được cấp một thẻ mà họ sẽ gắn vào Đồng hồ Bundy khi họ đến và tan sở. Thẻ đã được đóng dấu theo ngày và giờ bấm thẻ thời gian.
Những tiến bộ công nghệ đã biến quy trình thủ công này, vốn không có nguy cơ gian lận hoặc do lỗi của con người, thành một quy trình có độ chính xác cao, hiệu quả và an toàn. Thuật ngữ 'máy chấm công' vẫn được nhiều người sử dụng để chỉ bất kỳ thiết bị nào được sử dụng trong quá trình 'theo dõi' nhân viên ra vào, vì vậy điều này có thể bao gồm các thiết bị điện tử được sử dụng thường xuyên hơn như đầu đọc thẻ, thiết bị chấm công và chấm công sinh trắc học, cũng như các máy đục thẻ thời gian truyền thống cũ hơn mà vẫn được sử dụng cho đến ngày nay.
Máy đếm thời gian hoạt động bằng cách ghi lại thời gian trên thẻ thời gian của nhân viên mà họ đến hoặc sau khi rời đi. Theo truyền thống, điều này sử dụng một thẻ đục lỗ vật lý. Tuy nhiên, các máy chấm công hiện đại tạo ra một biểu diễn điện tử của cú đấm thẻ thời gian đó và lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng chấm công kỹ thuật số; trong nhiều trường hợp, điều này có thể được lưu trữ và truy cập trực tuyến qua đám mây. Quá trình này luôn phải bắt đầu với việc xác định nhân viên. Dấu ngày và giờ không liên quan trừ khi nó có thể được liên kết với cá nhân và nó là phương pháp nhận dạng xác định loại thiết bị hoặc máy đồng hồ. Chúng ta sẽ xem xét các loại máy đồng hồ khác nhau dưới đây, nhưng tất cả chúng đều tuân theo cùng một quy trình:
Nhận dạng của nhân viên
Xác định 'hướng đi' của nhân viên (tức là họ đến hay đi?)
Ghi lại chính xác ngày và thời gian của sự kiện
Kết hợp cả ba bước trên và tạo sự kiện hoặc bản ghi kỹ thuật số
Lưu trữ sự kiện trong cơ sở dữ liệu để tham khảo, báo cáo trong tương lai hoặc cho các ứng dụng của bên thứ ba sử dụng, chẳng hạn như thời gian và sự tham dự , lập kế hoạch hoặc tập hợp nhân viên
Ghi lại thời gian chính xác: Tính năng theo dõi ra vào cho phép nhân viên ghi lại chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc của họ. Nhân viên cũng có thể bấm giờ ra vào cho thời gian nghỉ giải lao nếu được yêu cầu để lưu giữ một bản ghi chính xác về tất cả thời gian làm việc.
Cải thiện độ chính xác của bảng lương: Tính năng bấm giờ loại bỏ các lỗi liên quan đến việc theo dõi thời gian thủ công, đảm bảo luôn có một bản ghi chính xác về giờ làm việc và làm cho việc xử lý bảng lương dễ dàng hơn nhiều. Tất cả những điều này giúp cắt giảm thời gian hành chính cho các Giám đốc Nhân sự, Biên chế và Quản lý dây chuyền trong khi nhân viên có thể chắc chắn rằng họ được trả lương cho tất cả các giờ làm việc tiêu chuẩn và ngoài giờ.
Công bằng và minh bạch: Trong một số tổ chức, có thể có quan niệm rằng một số nhân viên và bộ phận làm việc chăm chỉ và lâu hơn những người khác. Ghi lại giờ làm việc cung cấp một bản ghi không thiên vị về cách làm việc của nhân viên, do đó, có một cảm giác công bằng và yên tâm.
Trong những năm qua, các máy ghi thời gian ngày càng trở nên tiên tiến hơn, mặc dù công bằng mà nói rằng mỗi máy đều đã "vượt trội" cho thời điểm cụ thể đó trong lịch sử. Bằng cách tóm tắt nhanh, chúng ta có thể chia các hệ thống phổ biến nhất thành:
Sự đổi mới trong công nghệ sinh trắc học, đặc biệt là trong thập kỷ qua, đã loại bỏ tình trạng đấm bạn bè. Về cơ bản, 'bạn là thẻ của bạn'. Không cần quá hiểu về kỹ thuật, mỗi con người đều có những thuộc tính vật lý duy nhất - dấu vân tay, đặc điểm khuôn mặt, vân tay và mống mắt. Trình đọc sinh trắc học có thể xác định duy nhất nhân viên mà không cần thẻ hoặc fob. Bạn không thể bị nhầm lẫn với người khác và bạn phải có mặt thực tế tại thiết bị để được nhận dạng. Một giải pháp hoàn hảo? Không hẳn. Vẫn còn một số nhược điểm. Nói chung, với các thiết bị sinh trắc học, bạn sẽ nhận được những gì bạn phải trả. Máy đồng hồ sinh trắc giá rẻ có thể khó sử dụng và đôi khi dễ làm giả. Thiết bị đầu cuối sinh trắc học chất lượng tốt, đáng tin cậy có thể đắt hơn thiết bị đầu cuối RFID.
Một số hệ thống chấm công và thời gian tiên tiến nhất hiện nay sử dụng dữ liệu GPS từ các vệ tinh quay quanh để tự động báo giờ cho người dùng ra vào dựa trên khoảng cách của họ với một vị trí có hàng rào địa lý được xác định trước.
Các hệ thống này cung cấp một số lợi ích; không còn quên bấm giờ vào / ra và không cần nhân viên đi đến một thiết bị đầu cuối cụ thể (điều này có thể là một may mắn cho các trang web lớn sử dụng các giải pháp truyền thống hơn).
Ngoài ra, các hệ thống này thường là các ứng dụng dựa trên đám mây, thường bao gồm một số lợi ích khác cho người sử dụng lao động và nhân viên như tích hợp với hệ thống chấm công và tính lương, cuối cùng cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh có thể truy cập được từ một thiết bị duy nhất.
Các thiết bị đồng hồ hiện đại hoạt động như một giao diện giữa nhân viên và các ứng dụng. Nhiều người có các phím chức năng và / hoặc màn hình cảm ứng mà nhân viên có thể sử dụng để chọn công việc họ đang làm khi họ bấm giờ vào hoặc ra. Ví dụ, một ngày điển hình của một nhân viên có thể bao gồm;
Đồng hồ trong (bắt đầu ca làm việc)
Đồng hồ để nghỉ ngơi
Đồng hồ sau khi nghỉ giải lao
Đồng hồ báo giờ ăn trưa
Đồng hồ báo từ bữa trưa
Đồng hồ hết giờ giải lao
Đồng hồ trong giờ nghỉ
Hết giờ (hết ca).
Các tùy chọn khác cũng có thể được cung cấp để nhân viên lựa chọn, chẳng hạn như 'hết giờ làm việc', 'hết giờ làm việc', 'hết giờ hẹn khám bệnh', v.v. Mỗi sự kiện này sẽ có ảnh hưởng khác nhau đến nhân viên trả tiền. Các ứng dụng chấm công và chấm công phức tạp, có thể xử lý tất cả các loại sự kiện này và xuất chúng trực tiếp sang hệ thống tính lương.
Bạn cần báo giá nhanh?
Bạn đã lựa chọn được một vài model cho dự án của mình và đang cần chúng tôi báo giá nhanh? Hãy click vào đây để điền và gửi cho chúng tôi.
